バーチャルオフィスとは、メリットやデメリットを詳しく解説

こんなお悩みにお答えします。

• バーチャルオフィスとは、
• バーチャルオフィスのサービス内容
• メリット、デメリット

今回はバーチャルオフィスについて解説します。

事業を営む際は、個人事業主なら、開業届、法人なら法人登記を出すためや郵便物受け取りなど、住所は必要です。

自宅住所でビジネスを営むことも可能ですが、例えばネットショップの運営する人にとっては、自宅住所を知られたくない人も多いでしょう。

バーチャルオフィスは、安価で自宅とは別の住所が持てるサービスです。

それでは、早速はじめていきましょう。

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バーチャルオフィスとは？

バーチャルオフィスとは、個人や法人に住所貸しをしたり、郵便物を転送できるサービスのことです。

物理的なスペースを貸し出すレンタルオフィスやみテーティングをする場所を共有するシェアオフィス、時間貸しを行なっているコワーキングスペースとは異なります。

バーチャルオフィスは、住所貸しが主なので、仕事をする場所は、別のところに用意しなければいけません。

個人事業主や法人事業者は、固定の住所を準備し、開業届や法人登記をする必要があります。

その固定の場所で、郵便物の受け取り、銀行口座の開設をします。

事業を自宅で行なっている人にとって、自分の住んでいるところを知られたくない人も多いでしょう。

バーチャルオフィスなら、自宅とは以外の場所で郵便物の受け取りや法人登記などができるため、個人情報を知られることはありません、

またバーチャルオフィスは、首都圏にあることが多いため、事業拠点を都会の住所を取引先にご案内することができます。

バーチャルオフィスのメリットとは

バーチャルオフィスを利用するメリットをご紹介します。

初期費用が抑えられる

事業を開始したとき、事務所を借りるには、賃貸料や契約金、初期費用な多額の費用が必要です。

バーチャルオフィスなら、千円程度から利用できるところもあります。

資金が少なくても事業を始められるので、始めたばかりの人にもおすすめです。

短期間で導入できる

いざオフィスを借りようとすると、場所を探したり、審査、契約など、最低でも数週間程度、時間がかかります。

バーチャルオフィスは、最短なら１日程度で利用できる場合もあります。

事業はいち早く始めることが大事です。

スピード感を持って事業を開始することができます。

都心の一等地の住所が持てる

バーチャルオフィスは一般的に都会の一等地にあることが多いです。

自宅が都心でなくても、名刺に東京など都会の住所を記載することも可能です。

東京03など、固定電話やFAX番号を持てる

多くのバーチャルオフィスで、電話やFAX番号の貸し出しサービスをしています。

また、電話受付や取次、秘書サービスなどをしている場合もあり、顧客からの連絡もスムーズにすることができます。

特定商取引法に基づく表記

ネットショップをやっている場合、特定商取引法に基づく表記」に基づき、住所や電話番号を公開する必要があります。

ネットショップを自宅でやっている場合、個人情報保護の観点からも自宅住所を知られたくないでしょう。

バーチャルオフィスを利用すれば、自宅とは別の住所を記載できるので、プライバシーを守ることができます。

自宅の住所を公開することで、顧客に自宅までこられたりすることもないでしょう。

バーチャルオフィスの利用料は経費計上できる

個人事業主や法人は、バーチャルオフィスの利用料を経費で計上することも可能です。

青色申告をしている人にとっても、費用計上できることは大きなメリットです。

青色申告、法人で確定申告をしている場合は、賃借料という勘定科目を使うことが一般的ですが、事業をする場所など、税理士さんや税務署に事前に相談するといいでしょう。

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バーチャルオフィスのデメリットとは

バーチャルオフィスは、メリットの大きいサービスですが、事業内容によっては、デメリットもあります。

仕事をするスペースは別途必要

バーチャルオフィスの主なサービスは、住所貸しのみなので、事務作業をする場所や作業場所はありません。

そのため、作業をしたり、来客対応は、バーチャルオフィス以外の場所を用意する必要があります。

郵便物や宅配物の転送に時間がかかる

バーチャルオフィスの郵便物の転送はとても魅力的なサービスですが、自宅とは別の場所なので、転送に時間がかかります。

到着から発送までの時間が、１ヶ月に１回とか１週間に１回などタイムラグもあり、料金も変わってきます。

バーチャルオフィスによっては、郵送物を開封し、内容をメールで送ってくれるところもあるので、そちらを利用するといいでしょう。

銀行口座、融資の要件を満たさないこともある

銀行口座の申し込みや融資を申し込んだ場合、条件を満たさず、バーチャルオフィスの審査が通らない場合があります。

主たる事業の場所が、バーチャルオフィスの住所とは異なるからです。

来客対応

取引先など来客が多い業種では、ミーティングする場所を用意する必要があるため、バーチャルオフィスが向かないこともあります。

またバーチャルオフィス併設のミーティングルームはバーテーションで区切られているのみの場合、秘密保持ができなくなります。

業種によっては契約できない

バーチャルオフィスは業者によっては、契約できないことがあります。

例えば、弁護士や不動産業者などです。

事前にしっかりと確認しておきましょう。

同じ住所を使うデメリット

バーチャルオフィス利用者は同じ住所を共有するため、利用者の中で何かあった場合、非防虫書をうけたりなどのデメリットがあります。

また、バーチャルオフィス自体がなくなってしまった場合、事業の住所が保持できなくなってしまうリスクがあります。

バーチャルオフィスのサービス内容

バーチャルオフィスによってサービス内容は異なりますが、主なものをご紹介します。

主なサービス

バーチャルオフィスの主なサービスは、住所貸しです。

事業者に住所を貸し出すことにより、郵便物の受け取り、転送をしてくれます。

バーチャルオフィスによっては、開封、スキャンし、メール送信してくれるところもあります。

オプションになりそうなサービス

電話番号の貸し出し

バーチャルオフィスは首都圏にあることが多いため、03など東京の電話番号、FAX番号を持つことができます。

また、電話取次をしてくれるところもあります。

受付サービス

事業者の住所に来訪者があったとき対応してくれるバーチャルオフィスもあります。

法人登記

会社の法人登記ができるサービスです。

個人でも開業届の納税地をバーチャルオフィスに住所にすることにより、インボイス制度で自宅住所がバレることが防ぐこともできます。

事前に所管する税務署に問い合わせるといいでしょう。

会議室・ミーティングスペースの利用

バーチャルオフィスは、住所貸しが主なサービスですが、会議室の貸し出し、ミーティングスペースを提供してくれるところもあります。

会議室や打ち合わせスペースの利用は、有料オプションとされるケースもあります。

その他サービス

バーチャルオフィスによっては、経理会計業務サポートをしてくれたり、融資・補助金・助成金の申し込みのサポートをしてくれるところもあります。

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バーチャルオフィスの選び方、ポイントは？

バーチャルオフィスを選ぶ際にはポイントがあります。

バーチャルオフィスを選び方のポイント

• サービス内容
• 運営会社の確認
• 申込時の審査
• 料金の妥当性　
• ミーティングルームの活用
• 延長や解約の条件

まずはバーチャルオフィスのサービス内容です。

法人登記はオプションにしているとこも多いので、しっかりと確認が必要です。

またバーチャルオフィスを運営ししている会社の内容、ビルのリッチ、料金の妥当性など、契約すrる前に確認しておきましょう。

バーチャルオフィスとは？会社登記や銀行口座開設可能？

ほとんどのバーチャルオフィスでは、会社の登記を行うことは可能です。

銀行口座に関しては、銀行やバーチャルオフィスによって、対応が異なります。

個人事業主や法人の住所が、バーチャルオフィスと同じ都内にないと、銀行口座を開設できないこともあります。

事前に可能かどうか、しっかりと確認しておきましょう。

バーチャルオフィスには、法人カードが便利

バーチャルオフィスの料金の支払いや事業経費などビジネスカードを使うと便利です。

特に個人事業主は、個人で使うものと事業で使う経費と混同されがちです。

しっかりと個人と事業を分けて管理するようにしましょう。

まとめ

バーチャルオフィスは、主なサービスは、事業用の住所貸しです。

郵便物の受け取り、自宅までの転送、電話、FAX番号の貸し出し、秘書サービスなど、バーチャルオフィスよって様々なサービスがあります。

ネットショップを運営している人は、特定商取引法にとって、住所を公開する必要があります。

バーチャルオフィスを利用すれば、自宅住所を公開することなく、事業をすることが可能です

都心の一等地を住所にすると、顧客や取引先からも信頼度がアップするでしょう。