ネット ショップの運営を代行してもらう場合に気をつけておきたいこと

こんなお悩みにお答えします。

• 運営をアウトソーシングするメリット
• 何をアウトソーシングすればいいのか
• できれば自社でやりたいこと

今回はネットショップをはじめた人のために、運営を代行する方法についてお話しします。

ネットショップをやり始めるとどうしても手が足りなくなってくることがあります。

人を増やせば済むと思われがちですが、そんな単純なことではありません。

アウトソーシングにはメリット、デメリットがあります。運営を代行してもらうために何をすればいいのか、メリットなどを解説していきます。

それでは、早速はじめていきましょう。

ネットショップの運営を代行してもらう意味

ネットショップをやっていると急激な売上の増加やセールなどで人手が足りなくなることはよくある話です。常駐で人材を確保していけばいいのですが、先行きのわからない中でむやみに人を増やすのはリスクが伴います。

少しずつ人を入れて人材を育てていくことが本来の姿です。ただしネットショップの場合は変化の幅が大きいし、短期間の間に時勢が変わってしまう可能性もあります。教育した頃には売上が減っていたなんてなったら困りますね。

運営を代行してもらうメリット

• 自分のしたかった仕事に集中できる
• プロの仕事だから間違いがない
• 季節の繁忙期にお願いできる

ネットショップの仕事を代行して運営してもらうことにより、本来しなければいけない仕事に集中できます。

何をアウトソーソングするかにもよりますが、経営面や商品企画をスタッフ間で共有し、じっくりと考える時間ができます。

アウトそーシングすることによってあいた時間は、データ分析や今後の方針などを考えて、社内で落とし込むことで経営の安定化もはかれます。

ネットショップの運営に慣れていないショップさんなら、代行してくれる会社はノウハウも構築されているので、プロフェッショナルな仕事をしてくれます。

代行会社はミスが許されません。そのため完璧な仕事をしてくれます。作業効率も今まで自分がやってきたことの数倍も早く処理します。

デメリット

• コストがかかる
• お店のカラーが出しにくくなる

ネットショップを代行会社に運営してもらうと、当たり前ですが経費がかかってきます。もし自分たちがやっていた何倍ものスピードで処理してくれたら、多少コストがかかったとしても安いものなのかもしれません。

運営を他社にお任せするということは、自社のカラーが出しにくくなります。作業１つ１つにコストがかかってくるので、お金がかかるのならやめる工程も出てくるでしょう。

例えば今までは荷物に手書きのカードを入れていたとしましょう。手書きカードをアウトソーシング先にやってもらうとしたら、相当な経費を請求され兼ねません。もし手書きカードがお店のよさだとしたらどうでしょうか。

お店の理念をわかってもらう

少人数のスタッフでネットショップを運営していて、人手が足りなくなるから仕事を代行してもらうわけですが、社内だけでしたら、経営者は考え方を直接スタッフに伝えたり、経営計画や理念も遂行してもらうように指導できます。

アウトソーシングだと理念に従って行動してもらうのは難しいでしょう。運営を代行してもらう前に、自分たちの会社はどういう理念でお客様と向き合い、スタッフに対してはどういう教育をしているのか、しっかりと膝を交えてお話しすることをおすすめします。

大手代行会社だとそこまではしてくれないかもしれませんが、自分たちの考え方はしっかりと伝えて、その上で仕事してもらうことが大切です。

Win Win の関係で

人間はどうしても仕事をし始めると、上下関係を作りたくなります。会社内で同期ならまだしも、役職や入社時期、仕事の出来不出来などで自然と決まってきます。

外部だったらさらにその傾向が強まってきます。人間どちらが上とか下なんてないはずなんですが。

上下関係ができると敬語を使っていたとしても、気がつかないうちに威圧的になってしまうこともあるから気をつけないといけません。

特にお金の交渉は大事です。自社からすればコストは下げたい気持ちは痛いほどわかります。でもあまり無理強いすると信頼関係がなくなり、コストが優先されて、いい仕事をしてもらえなくなるかもしれません。外部の会社さんとはWin Win 関係が大事です。

ネットショップ運営を代行してもらう仕事

物流

まず思いつくのが物流ではないでしょうか。ネットショップ運営の効率化を進めるなら、ぜひ物流代行はやっておきたいことです。ただしアウトソーシングするのに向かない商品や業種もあります。

向かないもの

• 大きくて重くて安いもの
• 小さくて細かいもの
• 変形しているもの

などです。物流業社が料金の見積もりを出すときには、体積と重量によって料金を決定していきます。大きくて安いものだと、請求される金額は大きく、単価が低いためにピッキング費用の割合が高くなり、採算がとれない事態になり兼ねません。また運賃も高いです。

物流費用は、商品の体積、重量、回転率などで決められる

小さくて細かいものも作業が手間取るために、別料金を請求されることが多いです。

箱にうまくきれいに収まらないものも料金を上乗せされます。極端なことを言えば、漬物を漬物だるから手で出して袋詰めして入れるような作業は特殊になり、確実に別料金です。その場合は最初からパックするなど工夫があれば回避できます。

セキュリティ

どこまで情報を公開するかを事前に打ち合わせをして、お互いのミスマッチングないようにします。情報はクラウド上なのかまたは社内のサーバーにアクセスする方法だと思いますが、社内にアクセスする場合は、セキュリティ対策もしっかりと考えて、信頼できるパートナーを選んでいきましょう。

昨今会社間をつなぐVPNも格安になってきたので導入しやすいですね。

ホームページ作成

ホームページを外注していらっしゃる会社さんは多いのではないでしょうか。コンサルを含め全部お任せしてサブスクのように月々定額を支払っていう場合もあるでしょうし、スポットでお願いしているケースもあるでしょう。

ホームページ作成はスキルもいるので、運営を代行してもらったほうがネットショップにとって大きなメリットになる場合が多いです。

私のオススメとしては、トップページと商品ページのテンプレートを作成してもらうことです。比較的安価にできることと、商品ページが同じデザインになるので統一感もあり、お客様にもわかりやすいページ作りができます。テンプレートなので商品を掲載するときにも楽にできます。

商品登録

クラウドワークスやランサーズを見ていると、商品登録１件いくらというような記事を見つけます。商品登録も結構手間になりますし、写真加工などはスキルも必要で時間もかかります。お店のコンセプトをしっかりと伝えてお願いするのも１つです。

顧客対応

顧客対応は是非社内でやっていただきたいと考えておりますが、会社内にスキルがないと、時間ばかり取られてしまい、何をやっているのかわからなくなってきます。

電話の運営が代行先だとお客様にも雰囲気からわかってしまいます。またメールですと、見た目はわからないのですが、ある意味機械的に処理されてしまい、お店の味が出しにくくなります。

顧客対応をするのはネットショップの大事な仕事です。代行してもらう前にクレームを減らす方法やメールテンプレートを考えるなど、別の方法を考えていくことが望ましいと考えます。

まとめ

運営を代行すれば社内の効率化にも寄与するのでメリットがかなりあります。ただしやりすぎるとコストが大幅にかかったり、トラブルが起きたときに対応が遅くなったりするので、慎重に検討していく必要があります。

ネットショップによっては、季節性の高いお店もあるでしょう。

そういう時のためにも実際にお願いしなくても代行してくれる業者さんを見つけておくといいですね。